Zum Hauptinhalt springen

Export Abrechnungsdaten an PVS / PAD

Vorbereitungen#

Bevor Sie die kostenpflichtige PVS- bzw. PAD-Schnittstelle (Zusatzmodul) nutzen k├Ânnen, m├╝ssen Sie zun├Ąchst in den Betriebsstammdaten die notwendigen Eintr├Ąge erfassen. ::pixelmedic kann die Daten im "PAD"-Format oder im moderneren "PadNeXt"-Format exportieren. Auch kann ::pixelmedic die Abrechnungsdatei(en) verschl├╝sseln und ggf. direkt zum Abrechnungsdienstleister senden (nur PadNeXt). Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem Abrechnungsdienstleister welches Format unterst├╝tzt wird.


Freigabe der Rechnungen f├╝r den PVS-Export#

Arbeiten sie die folgenden Checkliste vor dem PVS- bzw. PAD-Export ab:

  • Sie haben Ihre Rechnung(en) erstellt und ├╝berpr├╝ft
    • Die Rechnung(en) wurden vollst├Ąndig erfasst (alle Leistungen und Auslagen wurden eingetragen)
    • Die Abrechnungsdiagnose(n) wurde(n) eingetragen
    • Die Namen, Geburtsdaten und Anschriften sind vollst├Ąndig (Patient und Rechnungsempf├Ąnger)
    • Die Rechnungsart wurde korrekt gew├Ąhlt: es handelt sich um GO├ä-Rechnungen (ambulant oder station├Ąr)
  • Sie haben in den Betriebsstammdaten alle notwendigen Eintr├Ąge vorgenommen (s.o.), ggf. wurde bei der PVS ein zweites Konto f├╝r umsatzsteuerfplichtige Rechnungen angelegt
  • Sie haben bei allen Rechnungen, die an die PVS exportiert werden sollen, den Status auf "Freigabe PVS" ge├Ąndert:

Falls noch nicht ausgew├Ąhlt, w├Ąhlen sie unter (1) Art 'GO├ä...' aus. Bei (2) Status w├Ąhlen sie Freigabe PVS aus. Speichern Sie die Rechnung.

Abrechnung PAD 1


Durchf├╝hrung PVS-Export#

Doppelklicken Sie auf Beleg->Rechnungen (1). Klicken Sie dann auf Aktion (2):

Abrechnung PAD 2

Es erscheint das folgenden Men├╝:

Abrechnung PAD 3

W├Ąhlen Sie Export an die PVS. Anschlie├čend erscheint der Dialog:

altes PAD-Format#

Abrechnung PAD 4

PadNeXt-Format#

Abrechnung PadNeXt 03

  • Zun├Ąchst w├Ąhlen Sie den richtigen Betrieb (1). Automatisch werden die Rechnungen gez├Ąhlt, die f├╝r den PVS-Export aktuell freigegeben sind. Umsatzsteuerfreie und -pflichtige Rechnungen werden getrennt gez├Ąhlt und sp├Ąter nacheinander exportiert, sofern jeweils Rechnungen vorhanden sind.
  • Danach klicken Sie auf das Fragezeichen bzw. auf die Lupe (2), um einen Ordner f├╝r den Dateiexport auszuw├Ąhlen oder, um sich einen neuen Ordner anzulegen.
  • Unter (3) haben Sie die M├Âglichkeit die Dateinamen zu ├Ąndern, das ist aber normalerweise nicht notwendig (nur altes PAD-Format).
  • Unter (4) k├Ânnen Sie ├╝ber die H├Ąckchen festlegen, ob die vorgeschlagene Rechnungsart ├╝berhaupt exportiert werden soll. Wenn Sie z.B. die gefundenen umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen noch nicht exportieren m├Âchten, klicken Sie auf das untere H├Ąckchen bis dieses verschwindet. Dann werden die Rechnungen dieser Rechnungsart nicht exportiert.
  • Beim PadNeXt-Format k├Ânnen Sie der PVS einen Hinweistext ├╝bermitteln (6).
  • Wenn Sie alle Eingaben ├╝berpr├╝ft haben klicken Sie auf Export (5). Wenn Sie den Datenexport abbrechen m├Âchten, klicken Sie auf "Abbruch".

Fehler- bzw. Pr├╝fprotokoll#

Vor dem eigentlichen PAD bzw. PVS-Export erfolgt zun├Ąchst eine ├ťberpr├╝fung der Rechnungen. Es wird z.B. gepr├╝ft, ob die Anschrift vollst├Ąndig ist, eine Abrechnungsdiagnose vorhanden ist, einplausbles Geburtsdatum eingegeben wurde, der Rechnungsbetrag ungleich 0.00 ist u.v.m. Als Bearbeitungshilfe wird Ihnen automatisch ein Fehler- bzw. Pr├╝fprotokoll als PDF-Datei angezeigt:

Abrechnung PAD 5

Falls Fehler wie in dem Beispiel oben vorhanden sind, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Abrechnung PAD 6

Jetzt haben Sie die M├Âglichkeit, den Export abzubrechen oder fortzusetzen. Falls fehlerhafte Rechnungen vorhanden sind, empfehlen wir Ihnen den Export abzubrechen und mit Hilfe des Protokolls die fehlerhaften Rechnungen zu korrigieren. Anschlie├čend rufen Sie den PVS-Export erneut auf.


Vorhandene Exportdatei bzw. vorhandener Exportordner#

Falls in dem von Ihnen festgelegten Ordner (Verzeichnis) bereits eine Exportdatei mit gleichem Namen vorhanden ist, erscheint die folgende Fehlermeldung:

Abrechnung PAD 7

Jetzt haben Sie die M├Âglichkeit, die vorhandene Datei zu ├╝berschreiben oder den Export abzubrechen.

tip

Legen Sie bei der Auswahl des Exportordners (├╝ber ?) f├╝r jeden Export einen neuen Ordner an. Als Bestandteil des Ordner- bzw. Verzeichnisnamen w├Ąhlen Sie z.B. eine fortlaufende Nummer oder das Tagesdatum z.B. /PVS-Export-2020-05-04/ f├╝r einen Export am 04.05.2020 (Punkte sollten nicht als Bestandteil eines Verzeichnisnamens eingegeben werden).


Exportdatei(en) erfolgreich erstellt#

Nach dem Erstellen der jeweiligen Exportdatei bzw. nach einem erfolgreichen Datenexport erscheint der folgende Hinweis:

altes PAD-Format#

Abrechnung PAD 8

Zur Sicherheit wird Ihnen der Exportordner und der Dateiname der aktuellen Exportdatei angezeigt. Zus├Ątzlich wird Ihnen die ermittelte Honorarsumme angezeigt.

PadNeXt-Format#

Beim PadNeXt-Verfahren wird unterhalb des von Ihnen festgelegten Exportordners automatisch ein Unterordner mit dem Format "Kunden-Nr."-"Erstelldatum"-"Nachrichtentyp (ADL)"-"Transfer-Nr." angelegt.

Abrechnung PadNeXt 01

note

Bitte beachten Sie, dass die endg├╝ltige, mit dem Zertifikat verschl├╝sselte, ZIP-Export-Datei im Unterordner "Out" erstellt wird. Ausschlie├člich diese Datei (*_padx.zip) wird dann zur PVS manuell oder automatisch hochgeladen. Die ggf. vorhandenen zus├Ątzlichen Dateien k├Ânnen Sie ignorieren.

Abrechnung PadNeXt 02

Zur Sicherheit wird Ihnen der Exportordner und der Name der ZIP-Datei der aktuellen Exportdatei angezeigt. Zus├Ątzlich wird Ihnen die ermittelte Honorarsumme angezeigt. Falls Sie die ├ťbertragung via REST aktiviert haben, wird die ZIP-Datei automatisch an die PVS gesendet.

Ferner wird Ihnen bei beiden Formaten ein Exportprotokoll als PDF-Datei angezeigt. Auf diesem erscheinen nur die erfolgreich exportierten Rechnungen der aktuellen Rechnungsart (umsatzsteuerfrei bzw. -pflichtig). Diese Protokolle sollten Sie f├╝r Ihre Unterlagen ausdrucken.


Abschlussarbeiten#

Zu guter Letzt werden Sie gefragt, ob der Export erfolgreich war und ob die Rechnungen abgeschlossen werden k├Ânnen:

Abrechnung PAD 9

Wenn Sie die Frage mit "ja" beantworten, werden alle fehlerfrei exportierten Rechnungen der aktuellen Rechnungsart (umsatzsteuerfrei bzw. -pflichtig) als Exportiert an PVS markiert. Ein erneuter Export an die PVS ist dann nur noch durch ein Zur├╝cksetzen des PVS-Exports (eigener Programmpunkt) m├Âglich.

altes PAD-Format#

Die fertig gestellte Exportdatei(en) - im Beispiel oben PV123456.DAT bzw. PV123456-UST.DAT - kann bzw. k├Ânnen Sie nun auf dem Portal ihrer zust├Ąndigen PVS hochladen. Fragen Sie ggf. ihren Anbieter wie die Datei(en) ├╝bermittelt werden soll(en).

PadNeXt-Format#

Die verschl├╝sselte ZIP-Datei (*_padx.zip) aus dem Unterordner "Out" wird entweder manuell oder automatisch ├╝ber das REST-Verfahren an die PVS gesendet. Fragen Sie ggf. ihren Anbieter bez├╝glich der genauen Spezifikationen.

In der Rechnungstabelle wird der Status der exportierten Rechnungen automatisch auf "Exportiert an PVS" gesetzt:

Abrechnung PAD 10

Falls Ihre zust├Ąndige PVS die Datei nicht einlesen kann, informieren Sie uns bitte zeitnah. Ggf. m├╝ssen unsererseits (ggf. f├╝r Sie kostenpflichtige) ├änderungen - entsprechend den Vorgaben Ihres Anbieters - vorgenommen werden.

note

Der PVS- bzw. PAD-Export ist nur f├╝r Rechnungen m├Âglich. Quittungen k├Ânnen nicht an die PVS exportiert werden.

Siehe auch

Betriebsstammdaten PVS