Zum Hauptinhalt springen

Export Abrechnungsdaten an PVS / PAD

Vorbereitungen

Bevor Sie die kostenpflichtige PVS- bzw. PAD-Schnittstelle (Zusatzmodul) nutzen können, müssen Sie zunächst in den Betriebsstammdaten die notwendigen Einträge erfassen. ::pixelmedic kann die Daten im "PAD"-Format oder im moderneren "PadNeXt"-Format exportieren. Auch kann ::pixelmedic die Abrechnungsdatei(en) verschlüsseln und ggf. direkt zum Abrechnungsdienstleister senden (nur PadNeXt). Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem Abrechnungsdienstleister welches Format unterstützt wird.


Freigabe der Rechnungen für den PVS-Export

Arbeiten sie die folgenden Checkliste vor dem PVS- bzw. PAD-Export ab:

  • Sie haben Ihre Rechnung(en) erstellt und überprüft
    • Die Rechnung(en) wurden vollständig erfasst (alle Leistungen und Auslagen wurden eingetragen)
    • Die Abrechnungsdiagnose(n) wurde(n) eingetragen
    • Die Namen, Geburtsdaten und Anschriften sind vollständig (Patient und Rechnungsempfänger)
    • Die Rechnungsart wurde korrekt gewählt: es handelt sich um GOÄ-Rechnungen (ambulant oder stationär)
  • Sie haben in den Betriebsstammdaten alle notwendigen Einträge vorgenommen (s.o.), ggf. wurde bei der PVS ein zweites Konto für umsatzsteuerfplichtige Rechnungen angelegt
  • Sie haben bei allen Rechnungen, die an die PVS exportiert werden sollen, den Status auf "Freigabe PVS" geändert:

Falls noch nicht ausgewählt, wählen sie unter (1) Art 'GOÄ...' aus. Bei (2) Status wählen sie Freigabe PVS aus. Speichern Sie die Rechnung.

Abrechnung PAD 1


Durchführung PVS-Export

Doppelklicken Sie auf Beleg->Rechnungen (1). Klicken Sie dann auf Aktion (2):

Abrechnung PAD 2

Es erscheint das folgenden Menü:

Abrechnung PAD 3

Wählen Sie Export an die PVS. Anschließend erscheint der Dialog:

altes PAD-Format

Abrechnung PAD 4

PadNeXt-Format

Abrechnung PadNeXt 03

  • Zunächst wählen Sie den richtigen Betrieb (1). Automatisch werden die Rechnungen gezählt, die für den PVS-Export aktuell freigegeben sind. Umsatzsteuerfreie und -pflichtige Rechnungen werden getrennt gezählt und später nacheinander exportiert, sofern jeweils Rechnungen vorhanden sind.
  • Danach klicken Sie auf das Fragezeichen bzw. auf die Lupe (2), um einen Ordner für den Dateiexport auszuwählen oder, um sich einen neuen Ordner anzulegen.
  • Unter (3) haben Sie die Möglichkeit die Dateinamen zu ändern, das ist aber normalerweise nicht notwendig (nur altes PAD-Format).
  • Unter (4) können Sie über die Häckchen festlegen, ob die vorgeschlagene Rechnungsart überhaupt exportiert werden soll. Wenn Sie z.B. die gefundenen umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen noch nicht exportieren möchten, klicken Sie auf das untere Häckchen bis dieses verschwindet. Dann werden die Rechnungen dieser Rechnungsart nicht exportiert.
  • Beim PadNeXt-Format können Sie der PVS einen Hinweistext übermitteln (6).
  • Wenn Sie alle Eingaben überprüft haben klicken Sie auf Export (5). Wenn Sie den Datenexport abbrechen möchten, klicken Sie auf "Abbruch".

Fehler- bzw. Prüfprotokoll

Vor dem eigentlichen PAD bzw. PVS-Export erfolgt zunächst eine Überprüfung der Rechnungen. Es wird z.B. geprüft, ob die Anschrift vollständig ist, eine Abrechnungsdiagnose vorhanden ist, einplausbles Geburtsdatum eingegeben wurde, der Rechnungsbetrag ungleich 0.00 ist u.v.m. Als Bearbeitungshilfe wird Ihnen automatisch ein Fehler- bzw. Prüfprotokoll als PDF-Datei angezeigt:

Abrechnung PAD 5

Falls Fehler wie in dem Beispiel oben vorhanden sind, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Abrechnung PAD 6

Jetzt haben Sie die Möglichkeit, den Export abzubrechen oder fortzusetzen. Falls fehlerhafte Rechnungen vorhanden sind, empfehlen wir Ihnen den Export abzubrechen und mit Hilfe des Protokolls die fehlerhaften Rechnungen zu korrigieren. Anschließend rufen Sie den PVS-Export erneut auf.


Vorhandene Exportdatei bzw. vorhandener Exportordner

Falls in dem von Ihnen festgelegten Ordner (Verzeichnis) bereits eine Exportdatei mit gleichem Namen vorhanden ist, erscheint die folgende Fehlermeldung:

Abrechnung PAD 7

Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die vorhandene Datei zu überschreiben oder den Export abzubrechen.

tip

Legen Sie bei der Auswahl des Exportordners (über ?) für jeden Export einen neuen Ordner an. Als Bestandteil des Ordner- bzw. Verzeichnisnamen wählen Sie z.B. eine fortlaufende Nummer oder das Tagesdatum z.B. /PVS-Export-2020-05-04/ für einen Export am 04.05.2020 (Punkte sollten nicht als Bestandteil eines Verzeichnisnamens eingegeben werden).


Exportdatei(en) erfolgreich erstellt

Nach dem Erstellen der jeweiligen Exportdatei bzw. nach einem erfolgreichen Datenexport erscheint der folgende Hinweis:

altes PAD-Format

Abrechnung PAD 8

Zur Sicherheit wird Ihnen der Exportordner und der Dateiname der aktuellen Exportdatei angezeigt. Zusätzlich wird Ihnen die ermittelte Honorarsumme angezeigt.

PadNeXt-Format

Beim PadNeXt-Verfahren wird unterhalb des von Ihnen festgelegten Exportordners automatisch ein Unterordner mit dem Format "Kunden-Nr."-"Erstelldatum"-"Nachrichtentyp (ADL)"-"Transfer-Nr." angelegt.

Abrechnung PadNeXt 01

note

Bitte beachten Sie, dass die endgültige, mit dem Zertifikat verschlüsselte, ZIP-Export-Datei im Unterordner "Out" erstellt wird. Ausschließlich diese Datei (*_padx.zip) wird dann zur PVS manuell oder automatisch hochgeladen. Die ggf. vorhandenen zusätzlichen Dateien können Sie ignorieren.

Abrechnung PadNeXt 02

Zur Sicherheit wird Ihnen der Exportordner und der Name der ZIP-Datei der aktuellen Exportdatei angezeigt. Zusätzlich wird Ihnen die ermittelte Honorarsumme angezeigt. Falls Sie die Übertragung via REST aktiviert haben, wird die ZIP-Datei automatisch an die PVS gesendet.

Ferner wird Ihnen bei beiden Formaten ein Exportprotokoll als PDF-Datei angezeigt. Auf diesem erscheinen nur die erfolgreich exportierten Rechnungen der aktuellen Rechnungsart (umsatzsteuerfrei bzw. -pflichtig). Diese Protokolle sollten Sie für Ihre Unterlagen ausdrucken.


Abschlussarbeiten

Zu guter Letzt werden Sie gefragt, ob der Export erfolgreich war und ob die Rechnungen abgeschlossen werden können:

Abrechnung PAD 9

Wenn Sie die Frage mit "ja" beantworten, werden alle fehlerfrei exportierten Rechnungen der aktuellen Rechnungsart (umsatzsteuerfrei bzw. -pflichtig) als Exportiert an PVS markiert. Ein erneuter Export an die PVS ist dann nur noch durch ein Zurücksetzen des PVS-Exports (eigener Programmpunkt) möglich.

altes PAD-Format

Die fertig gestellte Exportdatei(en) - im Beispiel oben PV123456.DAT bzw. PV123456-UST.DAT - kann bzw. können Sie nun auf dem Portal ihrer zuständigen PVS hochladen. Fragen Sie ggf. ihren Anbieter wie die Datei(en) übermittelt werden soll(en).

PadNeXt-Format

Die verschlüsselte ZIP-Datei (*_padx.zip) aus dem Unterordner "Out" wird entweder manuell oder automatisch über das REST-Verfahren an die PVS gesendet. Fragen Sie ggf. ihren Anbieter bezüglich der genauen Spezifikationen.

In der Rechnungstabelle wird der Status der exportierten Rechnungen automatisch auf "Exportiert an PVS" gesetzt:

Abrechnung PAD 10

Falls Ihre zuständige PVS die Datei nicht einlesen kann, informieren Sie uns bitte zeitnah. Ggf. müssen unsererseits (ggf. für Sie kostenpflichtige) Änderungen - entsprechend den Vorgaben Ihres Anbieters - vorgenommen werden.

note

Der PVS- bzw. PAD-Export ist nur für Rechnungen möglich. Quittungen können nicht an die PVS exportiert werden.

Siehe auch

Betriebsstammdaten PVS