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Kostenvoranschlag & Behandlungsvertrag

Erstellung eines Kostenvoranschlags bzw. Behandlungsvertrags#

Zur Erstellung eines Kostenvoranschlags (KV) bzw. Behandlungsvertrages (BHV) √∂ffnen Sie die Karteikarte des entsprechenden Patienten (1). W√§hlen Sie bei den Reitern Vertr√§ge (2); zum √Ėffnen des Erfassungsfensters, klicken Sie auf Neu (3) - gr√ľnes Kreuz in der oberen Bedienleiste.

Abrechnung KVA 1

Nach dem Klick auf Neu √∂ffnet sich der Dialog f√ľr die Erstellung des Kostenvoranschlags/Behandlungsvertrags:

Abrechnung KVA 2

Falls Sie mehrere Betriebe eingerichtet haben, kontrollieren Sie, ob der richtige Betrieb ausgew√§hlt wurde. Nach dem Speichern des Kostenvoranschlags/Behandlungsvertrags kann die Einstellung nicht mehr ge√§ndert werden. Die Adresse, das Tagesdatum, die Anrede, Grussfloskel und Signatur werden voreingestellt angezeigt. Bei Bedarf k√∂nnen diese Voreinstellungen ge√§ndert werden; Grussfloskel und Signatur mit Klick auf die Pfeiltaste (Erg√§nzungen/√Ąnderungen unter System ‚Äď Systemk√ľrzel).

Bei der √úberschrift w√§hlen Sie Kostenvoranschlag oder mit Klick auf die Pfeiltaste Behandlungsvertrag aus. Weiterhin k√∂nnen Sie bei Bedarf die PKV-Art √§ndern, die Rechnungsart (f√ľr Honorarpauschalen - Abrechnung ohne GO√Ą-Ziffern - w√§hlen Sie Pauschalrechnung), die Behandlung, den Behandler und ggf. die Kostenstelle.

Bei Diagnose und Beschreibung der geplanten Behandlung kann mit Freitext ein entsprechender Eintrag erfolgen. Wenn Sie in den Leistungsketten (nur bei GO√Ą-Abrechnung) eine Diagnose eingetragen haben, wird diese in das vorgesehene Feld nach Auswahl der Leistungskette automatisch √ľbernommen.


Druckoptionen (1)#

  • nur erh√∂hte Faktoren (√ľber Standardfaktor) drucken? (Voreinstellung: H√§kchen gesetzt)

    note

    In diesem Fall, werden nur GO√Ą-Ziffern angedruckt, die einen h√∂heren Faktor als 2,3fach haben. Es werden keine Summen angedruckt. Wenn alle GO√Ą-Ziffern gedruckt werden sollen und ein Gesamtbetrag, dann entfernen Sie durch Klick mit der linken Maustaste den Haken in diesem Feld.

  • verk√ľrzt nur Summen ausdrucken (Voreinstellung: aus)

Wenn Sie im Behandlungsvertrag f√ľr den Patienten keine GO√Ą-Ziffern ausweisen m√∂chten (aber mit GO√Ą-Ziffern abrechnen), besteht die Option verk√ľrzt nur Summen ausdrucken, auszuw√§hlen. Dann setzen Sie einen Haken in dem vorgesehenen K√§stchen mit Mausklick.

  • Vereinbarung nach ¬ß2 GO√Ą gesondert ausdrucken?

Bitte beachten Sie: Diese Option steht nur im Behandlungsvertrag zur Verf√ľgung. Wenn diese mit einem H√§kchen (einfacher Klick, linke Maustaste) ausgew√§hlt wird, wird zus√§tzlich zum Behandlungsvertrag automatisch eine Vereinbarung nach ¬ß2 GO√Ą als Anhang des Behandlungsvertrages als gesonderte Seite mit Unterschriftzeile erstellt.


Erfassung der Leistungen (2)#

Im unteren wei√üen Feld (2) werden die Leistungen erfasst. I.d.R. werden Sie auf erstellte Leistungsketten zur√ľckgreifen, klicken Sie hierf√ľr auf den Reiter Leistungskette unter dem wei√üen Eingabefeld. Es √∂ffnet sich ein Auswahlfenster f√ľr die Leistungsketten, w√§hlen Sie die gew√ľnschte aus. F√ľr die Auswahl weiterer Ketten klicken Sie erneut Leistungskette an. Alternativ k√∂nnen Leistungsziffern direkt mit Komma getrennt in das wei√üe Eingabefeld eingegeben werden.

Wenn Sie den Endpreis anpassen m√∂chten, klicken Sie auf den Reiter Vorschau unter dem wei√üen Eingabefeld, es √∂ffnet sich der Vorschau-Dialog (siehe Abb. unten) Wenn Sie das Symbol mit dem Eurozeichen (1) anklicken, k√∂nnen Sie einen gew√ľnschten Endpreis eingeben.

Abrechnung KVA 3

tip
  • Der Endpreis, kann nie weniger als der einfache Faktor der Addition aller GO√Ą-Ziffern plus dem Preis der Auslagen betragen.
  • Der Mehrwertsteuersatz betr√§gt in Deutschland derzeit 19%. Daher kommen bei der Endpreisberechnung nicht immer glatte Betr√§ge heraus. Abweichungen von ca. plus/minus 1 Cent sind arithmetisch aufgrund von Rundungsdifferenzen bei bestimmten Betr√§gen unvermeidbar.

Endpreiseingabe unter Vorschau#

Abrechnung KVA 4

Im Vorschaufenster öffnet sich nach einfachem Mausklick auf den Sack mit dem Eurozeichen (siehe Abb. oben) das Fenster 'Endpreis festlegen'.

Funktion kein Häkchen bei den Auswahlmöglichkeiten (1) - (3) (Voreinstellung im Programm):

Sie geben den gew√ľnschten Endpreis (4) f√ľr GO√Ą-Ziffern und Auslagen zusammen ein. Dann Ok anklicken. Der Endpreis wird √ľber die Anpassung des Faktors der GO√Ą-Ziffern berechnet.

  1. nur markierte Zeilen verändern / steigern?
    Wenn Sie in der Vorschau, Zeilen der GO√Ą-Ziffern markieren, werden nur die markierten GO√Ą-Ziffern gesteigert. Alle anderen behalten den 2,3fachen oder den von Ihnen festgelegten Steigerungsfaktor.
  2. Endpreis incl. kalk. Kosten und Fremdauslagen?
    Wenn der von Ihnen gew√ľnschte Endpreis einer Behandlung unter Ber√ľcksichtigung von kalkulatorischen Kosten (5) Wert-KK und/oder Fremdauslagen (4) Wert-Fremd erfolgen soll, setzen Sie bitte ein H√§kchen (einfacher Klick mit der linken Maustaste).
  3. Steigerung begrenzen?
    Wenn Sie eine generelle Begrenzung der Steigerung des Faktors der GO√Ą-Ziffern w√ľnschen, k√∂nnen Sie hier einen H√∂chstwert eingeben, z.B. 6,0.
    note

    Je nach H√∂he des Endpreises kann eine Begrenzung des Steigerungsfaktors dazu f√ľhren, dass der gew√ľnschte Endpreis nicht in voller H√∂he erreicht werden kann.


Leistungseingabe bei Pauschalrechnungen (Pauschalen bzw. DRG)#

F√ľr einen Kostenvoranschlag/Behandlungsvertrag anhand von Honorarleistungen w√§hlen Sie bei Rechnungsart Pauschalrechnung (GmbH, Klinik). Klicken Sie auf Ziffer , dann √∂ffnet sich die √úbersicht f√ľr die hinterlegten Honorarleistungen. W√§hlen Sie eine Honorarleistung aus. Wenn Sie weitere Leistungen ausw√§hlen m√∂chten, klicken Sie jeweils erneut auf Ziffer, um mehrere Leistungen auszuw√§hlen. Alternativ k√∂nnen Sie auch f√ľr Pauschale Leistungskette w√§hlen, dann haben Sie Zugriff auf verkn√ľpfte Honorarleistungen (Honorarleistungskette).


Formularkopf und Formularfuss#

Abrechnung KVA 5

Sowohl f√ľr Kostenvoranschl√§ge als auch f√ľr Behandlungsvertr√§ge k√∂nnen Sie bis zu sechs verschiedene Texte f√ľr den Kopf- und Fussbereich ausw√§hlen. Der Formularkopf (1) wird √ľber den Leistungen angezeigt, der Formularfuss (2) unter den Leistungen. Die Texte k√∂nnen Sie jeweils mit Klick linke Maustaste auf Formularkopf und Formularfuss ausw√§hlen. Voreingestellt wird der jeweils erste Text automatisch √ľbernommen. Eine erweiterte Auswahl erhalten Sie mit Klick auf die Auswahlpfeile (3).

Die Texte pflegen Sie unter Stammdaten ‚Äď Textvorlagen. W√§hlen Sie bei der Neuerstellung einer Textvorlage als Art Kopf- oder Fu√übereich jeweils f√ľr Kostenvoranschlag und Behandlungsvertrag aus. Beispieltexte f√ľr den Behandlungsvertrag sind hinterlegt.

Abrechnung KVA 6


Feld Mehrwertsteuer (7)#

Aus den Leistungsketten und den Pauschalen wird die Voreinstellung, ob eine Leistung mehrwertsteuerpflichtig ist oder nicht √ľbernommen. Honorarleistungen k√∂nnen ebenfalls f√ľr die Erstellung von DRG-Rechnungen eingesetzt werden (im Programmumfang ist kein DRG-Grouper integriert).

Grundsätzlich kann der Haken bei der Mehrwertsteuer nachträglich gesetzt bzw. entfernt werden. Beachten Sie, dass sich dann der Preis netto/brutto entsprechend verändert und ggf. anhand der Endpreiseingabe oder Pauschalen manuell angepasst werden muss.


Fremdauslagen#

Unter Fremdauslagen können Sie bis zu drei Fremdauslagen, wie z.B. Narkose-, Krankenhaus- oder Übernachtungskosten ausweisen. Fremdauslagen sind alle diejenigen Kosten, die von der Praxis/Klinik vereinnahmt werden, die Rechnung wird jedoch von einer dritten Partei, dem jeweiligen Leistungserbringer (z.B. Anästhesie oder Krankenhaus) gestellt. Die Praxis leitet das Geld an diese dritte Partei lediglich - im Sinne eines durchlaufenden Postens - weiter.

Abrechnung KVA 7

tip

Fremdauslagen k√∂nnen ebenfalls in Leistungsketten hinterlegt werden und werden bei Auswahl der jeweiligen Leistungskette in den KV/BHV automatisch √ľbernommen.


OP/Eingriff#

Unter OP/Eingriff geben Sie das OP-Datum ein (1). Zudem k√∂nnen Sie die die Art der Narkose (2) ausw√§hlen. OP-Datum (1) und Narkoseart wird dann automatisch auf dem KV und BHV angedruckt. Wenn die Narkosekosten in den Gesamtbetrag inkludiert sind (3), auch wenn Sie als Fremdauslage oder kalkulatorische Kosten angegeben werden, setzen Sie mit der linken Maustaste einen Haken bei ‚ÄöNarkosekosten inkludiert?' (3). Dar√ľber hinaus k√∂nnen Sie den Ort der Behandlung (5) angeben. Diese Informationen werden ebenso automatisch angedruckt. Wird die Dauer der OP (6) angegeben, Art der Lagerung (4) und bei Bedarf OP-Infos (7), werden diese zus√§tzlichen Daten in ein PDF-Formular f√ľr eine OP-Anmeldung automatisch √ľbernommen, wenn die entsprechenden Felder daf√ľr vorgesehen sind. OP-Dauer, Lagerung und OP-Infos werden nicht auf dem KV/BHV angedruckt. Das OP-Datum und die Narkoseart werden ggf. ebenfalls in ein OP-Anmeldeformular √ľbernommen.

Die Drop-Down-Listen mit den Pfeilen pflegen Sie unter System ‚Äď Systemk√ľrzel.

Abrechnung KVA 7a


Stationär#

Unter station√§r kann die Zeitdauer einer station√§ren Behandlung eingetragen werden. Setzen Sie hierf√ľr ein H√§kchen (Klick linke Maustaste) bei 'station√§re Behandlung geplant?' In dieser Rubrik kann die Zimmerart ausgew√§hlt und die Anzahl der N√§chte angegeben werden. Diese Informationen werden im KV und BHV angedruckt. Wenn die √úbernachtungskosten in den Gesamtbetrag inkludiert sind, auch wenn Sie als Fremdauslage oder kalkulatorische Kosten angegeben werden, setzen Sie mit der linken Maustaste einen Haken bei ‚Äö√úbernachtungskosten inkludiert?'

Abrechnung KVA 7b


Kalkulatorische Kosten#

Die kalkulatorischen Kosten werden als Artikel in der Artikeldatenbank erfasst und dort mit kalkulatorische Kosten gekennzeichnet, so dass Sie in der Auswahl f√ľr die Zuordnung der kalkulatorischen Kosten zur Verf√ľgung stehen. Zur Auswahl der kalkulatorischen Kosten klicken Sie auf das Kreuz unten links im Fenster. Kalkulatorische Kosten sind beispielsweise Narkose, Krankenhaus oder √úbernachtungskosten. Das Geld hierf√ľr wird von der Praxis nicht vereinnahmt, sondern direkt an den jeweiligen Leistungserbringer gezahlt.

Abrechnung KVA 7c


Makros / Platzhalter#

In den Kopf- und Fußzeilen der Kostenvoranschläge und Behandlungsverträge können Platzhalter bzw. Makros beim Ausdruck ersetzt werden:

PlatzhalterBeschreibung
BETRAGgerundete Summe vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
ZAHLBETRAG_GERUNDETgerundete Summe vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
ZAHLBETRAGSumme vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
BEHANDLERBehandler / OperateurIn
BETRIEBBetrieb mit Anschrift
ARZTBETRAGSumme Leistungskette mit GO√Ą-Auslagen
KALK_KOSTENkalkulatorische Kosten f√ľr Kostenvoranschlag bzw. wirtschaftliche Aufkl√§rung
AUSLAGEN_NETTOSumme der Auslagen netto
FREMDAUSLAGENSumme aller Fremdauslagen
AUFNAHME_AMgeplante stationäre Aufnahme am
AUFNAHME_UMgeplante stationäre Aufnahme um
ENTLASSUNG_AMgeplante stationäre Etnlassung am
ENTLASSUNG_UMgeplante stationäre Etnlassung um
OP-DATUMgeplantes OP-Datum
AMB_STAT"ambulant" oder "stationär"
NARKOSEFORMNarkoseart z.B. "Vollnarkose"
ZIMMERARTZimmer- bzw. Unterbringungsart z.B. "Einbettzimmer"
BEHANDLUNGSORTBehandlungsort z.B. "Krankenhaus 1"
ANZAHL_NAECHTEgeplante Anzahl der √úbernachtungen z.B. "2 √úbernachtungen" (wird nicht automatisch berechnet)

√úber die Auswahlliste k√∂nnen die Platzhalter in den Stammdaten der Textvorlagen an die gew√ľnschte Stelle eingef√ľgt werden.


Drucken#

Nach der Fertigstellung des KV bzw. BHV speichern Sie diesen ab. F√ľr den Ausdruck klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Drucksymbol direkt √ľber der Tabelle Vertr√§ge. √úber das Drucksymbol k√∂nnen Sie ebenfalls eine Druckvorschau (1) untere Abb. aufrufen.

SchaltflächeFunktion
Druckvorschau (1)Vorschau f√ľr den Druck, erm√∂glicht Ansicht des Dokumentes ohne Ausdruck auf Papier.
Senden (2)Senden des KV bzw. BHV per E-Mail; nur m√∂glich wenn vorher mindestens ein E-mailkonto mit dem Programm verkn√ľpft worden ist.
Bitte beachten Sie hierbei den Datenschutz. Stellen Sie sicher, im Zweifelsfall mit einer Testmail, dass die E-mailadresse des Patienten korrekt ist und die E-mail wirklich an den beabsichtigten Adressaten zugestellt wird. Eine Programmerweiterung mit einer Two-Way-Sicherung* bei Dokumenten ist derzeit in Vorbereitung. F√ľr die Versendung von Fotos per E-Mail ist diese realisiert.
Komprimiert: Zusammenfassung auf Patientenexemplar (3)Ausdrucke mit GO√Ą-Ziffern und dazugeh√∂rigen Auslagen k√∂nnen auf Wunsch f√ľr den Patienten zusammengefasst (ohne detaillierte Angabe von GO√Ą-Ziffern und Auslagen) erstellt werden. Diese Option kann unter System - Betriebe - Privatabrechnung f√ľr den jeweiligen Betrieb vom Anwender selbst aktiviert werden und optional beim Druck deaktiviert werden.
Drucken (4)Ausdruck des Dokumentes auf Papier entsprechend der gewählten Optionen: ‚Anzahl Originale', ‚Anzahl Kopien' und ‚Ausdruck auf'.

*Two-Way-Sicherung Das PDF-Dokument wird f√ľr den Versand verschl√ľsselt. Es kann nur mit einem Passwort ge√∂ffnet werden, welches dem Adressaten per SMS auf sein Mobiltelefon zugesendet wird. Diese Sicherung verhindert, dass bei einer fehlgeleiteten E-Mail, dass PDF-Dokument nicht einsehbar ist.

Das hei√üt aber auch, dass Sie, um diesen Service zuk√ľnftig nutzen zu k√∂nnen E-Mailadresse und Mobiltelefonnummer Ihrer Patienten ben√∂tigen.