Kostenvoranschlag & Behandlungsvertrag

Erstellung eines Kostenvoranschlags bzw. Behandlungsvertrags#

Zur Erstellung eines Kostenvoranschlags (KV) bzw. Behandlungsvertrages (BHV) öffnen Sie die Karteikarte des entsprechenden Patienten (1). Wählen Sie bei den Reitern Verträge (2); zum Öffnen des Erfassungsfensters, klicken Sie auf Neu (3) - grünes Kreuz in der oberen Bedienleiste.

Abrechnung KVA 1

Nach dem Klick auf Neu öffnet sich der Dialog für die Erstellung des Kostenvoranschlags/Behandlungsvertrags:

Abrechnung KVA 2

Falls Sie mehrere Betriebe eingerichtet haben, kontrollieren Sie, ob der richtige Betrieb ausgewählt wurde. Nach dem Speichern des Kostenvoranschlags/Behandlungsvertrags kann die Einstellung nicht mehr geändert werden. Die Adresse, das Tagesdatum, die Anrede, Grussfloskel und Signatur werden voreingestellt angezeigt. Bei Bedarf können diese Voreinstellungen geändert werden; Grussfloskel und Signatur mit Klick auf die Pfeiltaste (Ergänzungen/Änderungen unter System – Systemkürzel).

Bei der Überschrift wählen Sie Kostenvoranschlag oder mit Klick auf die Pfeiltaste Behandlungsvertrag aus. Weiterhin können Sie bei Bedarf die PKV-Art ändern, die Rechnungsart (für Honorarpauschalen - Abrechnung ohne GOÄ-Ziffern - wählen Sie Pauschalrechnung), die Behandlung, den Behandler und ggf. die Kostenstelle.

Bei Diagnose und Beschreibung der geplanten Behandlung kann mit Freitext ein entsprechender Eintrag erfolgen. Wenn Sie in den Leistungsketten (nur bei GOÄ-Abrechnung) eine Diagnose eingetragen haben, wird diese in das vorgesehene Feld nach Auswahl der Leistungskette automatisch übernommen.

Druckoptionen (1)#

nur erhöhte Faktoren (über Standardfaktor) drucken? (Voreinstellung: Häkchen gesetzt)
note
In diesem Fall, werden nur GOÄ-Ziffern angedruckt, die einen höheren Faktor als 2,3fach haben. Es werden keine Summen angedruckt. Wenn alle GOÄ-Ziffern gedruckt werden sollen und ein Gesamtbetrag, dann entfernen Sie durch Klick mit der linken Maustaste den Haken in diesem Feld.
verkürzt nur Summen ausdrucken (Voreinstellung: aus)

Wenn Sie im Behandlungsvertrag für den Patienten keine GOÄ-Ziffern ausweisen möchten (aber mit GOÄ-Ziffern abrechnen), besteht die Option verkürzt nur Summen ausdrucken, auszuwählen. Dann setzen Sie einen Haken in dem vorgesehenen Kästchen mit Mausklick.

Vereinbarung nach §2 GOÄ gesondert ausdrucken?

Bitte beachten Sie: Diese Option steht nur im Behandlungsvertrag zur Verfügung. Wenn diese mit einem Häkchen (einfacher Klick, linke Maustaste) ausgewählt wird, wird zusätzlich zum Behandlungsvertrag automatisch eine Vereinbarung nach §2 GOÄ als Anhang des Behandlungsvertrages als gesonderte Seite mit Unterschriftzeile erstellt.

Erfassung der Leistungen (2)#

Im unteren weißen Feld (2) werden die Leistungen erfasst. I.d.R. werden Sie auf erstellte Leistungsketten zurückgreifen, klicken Sie hierfür auf den Reiter Leistungskette unter dem weißen Eingabefeld. Es öffnet sich ein Auswahlfenster für die Leistungsketten, wählen Sie die gewünschte aus. Für die Auswahl weiterer Ketten klicken Sie erneut Leistungskette an. Alternativ können Leistungsziffern direkt mit Komma getrennt in das weiße Eingabefeld eingegeben werden.

Wenn Sie den Endpreis anpassen möchten, klicken Sie auf den Reiter Vorschau unter dem weißen Eingabefeld, es öffnet sich der Vorschau-Dialog (siehe Abb. unten) Wenn Sie das Symbol mit dem Eurozeichen (1) anklicken, können Sie einen gewünschten Endpreis eingeben.

Abrechnung KVA 3

tip

Der Endpreis, kann nie weniger als der einfache Faktor der Addition aller GOÄ-Ziffern plus dem Preis der Auslagen betragen.
Der Mehrwertsteuersatz beträgt in Deutschland derzeit 19%. Daher kommen bei der Endpreisberechnung nicht immer glatte Beträge heraus. Abweichungen von ca. plus/minus 1 Cent sind arithmetisch aufgrund von Rundungsdifferenzen bei bestimmten Beträgen unvermeidbar.

Endpreiseingabe unter Vorschau#

Abrechnung KVA 4

Im Vorschaufenster öffnet sich nach einfachem Mausklick auf den Sack mit dem Eurozeichen (siehe Abb. oben) das Fenster 'Endpreis festlegen'.

Funktion kein Häkchen bei den Auswahlmöglichkeiten (1) - (3) (Voreinstellung im Programm):

Sie geben den gewünschten Endpreis (4) für GOÄ-Ziffern und Auslagen zusammen ein. Dann Ok anklicken. Der Endpreis wird über die Anpassung des Faktors der GOÄ-Ziffern berechnet.

nur markierte Zeilen verändern / steigern?
Wenn Sie in der Vorschau, Zeilen der GOÄ-Ziffern markieren, werden nur die markierten GOÄ-Ziffern gesteigert. Alle anderen behalten den 2,3fachen oder den von Ihnen festgelegten Steigerungsfaktor.
Endpreis incl. kalk. Kosten und Fremdauslagen?
Wenn der von Ihnen gewünschte Endpreis einer Behandlung unter Berücksichtigung von kalkulatorischen Kosten (5) Wert-KK und/oder Fremdauslagen (4) Wert-Fremd erfolgen soll, setzen Sie bitte ein Häkchen (einfacher Klick mit der linken Maustaste).
Steigerung begrenzen?
Wenn Sie eine generelle Begrenzung der Steigerung des Faktors der GOÄ-Ziffern wünschen, können Sie hier einen Höchstwert eingeben, z.B. 6,0.
note
Je nach Höhe des Endpreises kann eine Begrenzung des Steigerungsfaktors dazu führen, dass der gewünschte Endpreis nicht in voller Höhe erreicht werden kann.

Leistungseingabe bei Pauschalrechnungen (Pauschalen bzw. DRG)#

Für einen Kostenvoranschlag/Behandlungsvertrag anhand von Honorarleistungen wählen Sie bei Rechnungsart Pauschalrechnung (GmbH, Klinik). Klicken Sie auf Ziffer , dann öffnet sich die Übersicht für die hinterlegten Honorarleistungen. Wählen Sie eine Honorarleistung aus. Wenn Sie weitere Leistungen auswählen möchten, klicken Sie jeweils erneut auf Ziffer, um mehrere Leistungen auszuwählen. Alternativ können Sie auch für Pauschale Leistungskette wählen, dann haben Sie Zugriff auf verknüpfte Honorarleistungen (Honorarleistungskette).

Formularkopf und Formularfuss#

Abrechnung KVA 5

Sowohl für Kostenvoranschläge als auch für Behandlungsverträge können Sie bis zu sechs verschiedene Texte für den Kopf- und Fussbereich auswählen. Der Formularkopf (1) wird über den Leistungen angezeigt, der Formularfuss (2) unter den Leistungen. Die Texte können Sie jeweils mit Klick linke Maustaste auf Formularkopf und Formularfuss auswählen. Voreingestellt wird der jeweils erste Text automatisch übernommen. Eine erweiterte Auswahl erhalten Sie mit Klick auf die Auswahlpfeile (3).

Die Texte pflegen Sie unter Stammdaten – Textvorlagen. Wählen Sie bei der Neuerstellung einer Textvorlage als Art Kopf- oder Fußbereich jeweils für Kostenvoranschlag und Behandlungsvertrag aus. Beispieltexte für den Behandlungsvertrag sind hinterlegt.

Abrechnung KVA 6

Feld Mehrwertsteuer (7)#

Aus den Leistungsketten und den Pauschalen wird die Voreinstellung, ob eine Leistung mehrwertsteuerpflichtig ist oder nicht übernommen. Honorarleistungen können ebenfalls für die Erstellung von DRG-Rechnungen eingesetzt werden (im Programmumfang ist kein DRG-Grouper integriert).

Grundsätzlich kann der Haken bei der Mehrwertsteuer nachträglich gesetzt bzw. entfernt werden. Beachten Sie, dass sich dann der Preis netto/brutto entsprechend verändert und ggf. anhand der Endpreiseingabe oder Pauschalen manuell angepasst werden muss.

Fremdauslagen#

Unter Fremdauslagen können Sie bis zu drei Fremdauslagen, wie z.B. Narkose-, Krankenhaus- oder Übernachtungskosten ausweisen. Fremdauslagen sind alle diejenigen Kosten, die von der Praxis/Klinik vereinnahmt werden, die Rechnung wird jedoch von einer dritten Partei, dem jeweiligen Leistungserbringer (z.B. Anästhesie oder Krankenhaus) gestellt. Die Praxis leitet das Geld an diese dritte Partei lediglich - im Sinne eines durchlaufenden Postens - weiter.

Abrechnung KVA 7

tip

Fremdauslagen können ebenfalls in Leistungsketten hinterlegt werden und werden bei Auswahl der jeweiligen Leistungskette in den KV/BHV automatisch übernommen.

OP/Eingriff#

Unter OP/Eingriff geben Sie das OP-Datum ein (1). Zudem können Sie die die Art der Narkose (2) auswählen. OP-Datum (1) und Narkoseart wird dann automatisch auf dem KV und BHV angedruckt. Wenn die Narkosekosten in den Gesamtbetrag inkludiert sind (3), auch wenn Sie als Fremdauslage oder kalkulatorische Kosten angegeben werden, setzen Sie mit der linken Maustaste einen Haken bei ‚Narkosekosten inkludiert?' (3). Darüber hinaus können Sie den Ort der Behandlung (5) angeben. Diese Informationen werden ebenso automatisch angedruckt. Wird die Dauer der OP (6) angegeben, Art der Lagerung (4) und bei Bedarf OP-Infos (7), werden diese zusätzlichen Daten in ein PDF-Formular für eine OP-Anmeldung automatisch übernommen, wenn die entsprechenden Felder dafür vorgesehen sind. OP-Dauer, Lagerung und OP-Infos werden nicht auf dem KV/BHV angedruckt. Das OP-Datum und die Narkoseart werden ggf. ebenfalls in ein OP-Anmeldeformular übernommen.

Die Drop-Down-Listen mit den Pfeilen pflegen Sie unter System – Systemkürzel.

Abrechnung KVA 7a

Stationär#

Unter stationär kann die Zeitdauer einer stationären Behandlung eingetragen werden. Setzen Sie hierfür ein Häkchen (Klick linke Maustaste) bei 'stationäre Behandlung geplant?' In dieser Rubrik kann die Zimmerart ausgewählt und die Anzahl der Nächte angegeben werden. Diese Informationen werden im KV und BHV angedruckt. Wenn die Übernachtungskosten in den Gesamtbetrag inkludiert sind, auch wenn Sie als Fremdauslage oder kalkulatorische Kosten angegeben werden, setzen Sie mit der linken Maustaste einen Haken bei ‚Übernachtungskosten inkludiert?'

Abrechnung KVA 7b

Kalkulatorische Kosten#

Die kalkulatorischen Kosten werden als Artikel in der Artikeldatenbank erfasst und dort mit kalkulatorische Kosten gekennzeichnet, so dass Sie in der Auswahl für die Zuordnung der kalkulatorischen Kosten zur Verfügung stehen. Zur Auswahl der kalkulatorischen Kosten klicken Sie auf das Kreuz unten links im Fenster. Kalkulatorische Kosten sind beispielsweise Narkose, Krankenhaus oder Übernachtungskosten. Das Geld hierfür wird von der Praxis nicht vereinnahmt, sondern direkt an den jeweiligen Leistungserbringer gezahlt.

Abrechnung KVA 7c

Makros / Platzhalter#

In den Kopf- und Fußzeilen der Kostenvoranschläge und Behandlungsverträge können Platzhalter bzw. Makros beim Ausdruck ersetzt werden:

Platzhalter	Beschreibung
BETRAG	gerundete Summe vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
ZAHLBETRAG_GERUNDET	gerundete Summe vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
ZAHLBETRAG	Summe vom Patienten zu zahlen (Summe Leistungskette + Auslagen + Fremdauslagen)
BEHANDLER	Behandler / OperateurIn
BETRIEB	Betrieb mit Anschrift
ARZTBETRAG	Summe Leistungskette mit GOÄ-Auslagen
KALK_KOSTEN	kalkulatorische Kosten für Kostenvoranschlag bzw. wirtschaftliche Aufklärung
AUSLAGEN_NETTO	Summe der Auslagen netto
FREMDAUSLAGEN	Summe aller Fremdauslagen
AUFNAHME_AM	geplante stationäre Aufnahme am
AUFNAHME_UM	geplante stationäre Aufnahme um
ENTLASSUNG_AM	geplante stationäre Etnlassung am
ENTLASSUNG_UM	geplante stationäre Etnlassung um
OP-DATUM	geplantes OP-Datum
AMB_STAT	"ambulant" oder "stationär"
NARKOSEFORM	Narkoseart z.B. "Vollnarkose"
ZIMMERART	Zimmer- bzw. Unterbringungsart z.B. "Einbettzimmer"
BEHANDLUNGSORT	Behandlungsort z.B. "Krankenhaus 1"
ANZAHL_NAECHTE	geplante Anzahl der Übernachtungen z.B. "2 Übernachtungen" (wird nicht automatisch berechnet)

Über die Auswahlliste können die Platzhalter in den Stammdaten der Textvorlagen an die gewünschte Stelle eingefügt werden.

Drucken#

Nach der Fertigstellung des KV bzw. BHV speichern Sie diesen ab. Für den Ausdruck klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Drucksymbol direkt über der Tabelle Verträge. Über das Drucksymbol können Sie ebenfalls eine Druckvorschau (1) untere Abb. aufrufen.

Schaltfläche	Funktion
Druckvorschau (1)	Vorschau für den Druck, ermöglicht Ansicht des Dokumentes ohne Ausdruck auf Papier.
Senden (2)	Senden des KV bzw. BHV per E-Mail; nur möglich wenn vorher mindestens ein E-mailkonto mit dem Programm verknüpft worden ist. Bitte beachten Sie hierbei den Datenschutz. Stellen Sie sicher, im Zweifelsfall mit einer Testmail, dass die E-mailadresse des Patienten korrekt ist und die E-mail wirklich an den beabsichtigten Adressaten zugestellt wird. Eine Programmerweiterung mit einer Two-Way-Sicherung* bei Dokumenten ist derzeit in Vorbereitung. Für die Versendung von Fotos per E-Mail ist diese realisiert.
Komprimiert: Zusammenfassung auf Patientenexemplar (3)	Ausdrucke mit GOÄ-Ziffern und dazugehörigen Auslagen können auf Wunsch für den Patienten zusammengefasst (ohne detaillierte Angabe von GOÄ-Ziffern und Auslagen) erstellt werden. Diese Option kann unter System - Betriebe - Privatabrechnung für den jeweiligen Betrieb vom Anwender selbst aktiviert werden und optional beim Druck deaktiviert werden.
Drucken (4)	Ausdruck des Dokumentes auf Papier entsprechend der gewählten Optionen: ‚Anzahl Originale', ‚Anzahl Kopien' und ‚Ausdruck auf'.

*Two-Way-Sicherung Das PDF-Dokument wird für den Versand verschlüsselt. Es kann nur mit einem Passwort geöffnet werden, welches dem Adressaten per SMS auf sein Mobiltelefon zugesendet wird. Diese Sicherung verhindert, dass bei einer fehlgeleiteten E-Mail, dass PDF-Dokument nicht einsehbar ist.

Das heißt aber auch, dass Sie, um diesen Service zukünftig nutzen zu können E-Mailadresse und Mobiltelefonnummer Ihrer Patienten benötigen.