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Mahnungen erstellen

Vorarbeiten

Bevor sie die ersten Mahnungen erstellen, pflegen sie zunächst unter den Systemeinstellungen für den jeweiligen Betrieb die Stammdaten für Mahnungen (Texte, Gebühren und Zinsen) ein.

Schritt 1

Öffnen sie dann Belege und wählen Rechnungen (Nr. 1). Sie sehen nun die Tabelle mit den Rechnungen. Wählen sie unter Aktion ‚ Mahnungen erstellen' (Nr. 2).

Abrechnung Mahnungen 1


Schritt 2

Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster:

Abrechnung Mahnungen 2

Klicken Sie Nr. 1 (oben links) Mahnvorschläge laden an. Es wird ihnen eine Tabelle mit allen offenen Rechnungen angezeigt, die Mahnfristen wurden von ihnen bereits in den Betriebsstammdaten festgelegt. Sie können die Auswahl auch mit einer Angabe in den Feldern 'fällig in Tagen' oder 'Mahnstufe' einschränken. Dies ist für die Erstellung der Liste jedoch nicht notwendig. An der linken Seite der Tabelle sind alle Rechnungen mit einem Häkchen markiert. Entfernen sie das Häkchen nur bei den Rechnungen, für die sie keine Mahnungen erstellen wollen. Sobald sie ihre Auswahl getroffen haben, klicken sie Mahnungen ausgeben (Nr. 2) an.

Eine Rechnung wird dann für die Mahnvorschlagsliste ausgewählt, wenn das aktuelle Tagesdatum größer oder gleich dem Fälligkeits datum der Rechnung + 4 Tage ist. Über die Eingabe im Feld "fällig in" lässt sich diese Logik beeinflussen. Wenn Sie z.B. -4 eingeben, werden alle Rechnungen mit dem Fälligkeitsdatum = aktuelles Tagesdatum für den Mahnvorschlag ausgewählt.


Schritt 3

Es öffnet sich der folgende Dialog:

Abrechnung Mahnungen 3


Schritt 4

Klicken sie ihre Auswahl an, danach öffnet sich der folgende Dialog:

Abrechnung Mahnungen 4

Wählen sie die Optionen für den Ausdruck aus. Klicken sie 'erstellen'.


Schritt 5

Nun öffnet sich erneut ein Fenster. Das System schlägt einen Ort für die Speicherung der Gesamtdatei vor (eine PDF-Datei mit allen Mahnungen). Bestätigen sie mit 'sichern' oder passen sie den Vorschlag an.

Abrechnung Mahnungen 5

Es wird nun eine PDF-Datei für alle Mahnungen erstellt. Diese wird nach der Erstellung als Vorschau geöffnet. Diese Datei können sie dann komplett ausdrucken. Die Ausgabedatei wird an dem von ihnen ausgewählten Speicherort gespeichert und kann ggf. bei Fehldrucken erneut benutzt oder gesichert werden. In der Karteikarte des Patienten wird die jeweilige PDF-Datei der Mahnung genau so gespeichert wie bei Rechnungen und Quittungen.

Zusätzlich wird bei den jeweiligen Patienten im Rechnungsmodul unter Zahlung automatisch gespeichert, dass eine Mahnung für die jeweilige Rechnung erstellt wurde (Mahndatum und Mahnstufe). Um diesen Eintrag anzusehen, rufen sie mit einem Doppelklick die entsprechende Rechnung auf, unter Zahlung sehen sie dann den Eintrag.

Bei weiterem Zahlungsverzug wählen sie wiederum den gleichen Weg für die Erstellung der Mahnungen. Sodann würde die Mahnstufe automatisch für den jeweiligen Beleg erhöht, der Text und die Bedingungen der nächsten Stufe verwendet werden (mehrstufiges Mahnwesen).