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PDF-Formular erstellen mit Microsoft Word und Acrobat DC

Voraussetzungen

Damit Sie dieses Beispiel nachvollziehen können benötigen Sie die folgenden Programme:

  • Microsoft Word
  • Adobe Acrobat DC

Erstellung eines Formulars mit Word

Im ersten Schritt erstellen Sie ein normales Word-Dokument mit dem gewünschten Layout. Falls Sie mehrere Felder untereinander ausfüllen möchten, hat sich die Erstellung einer Tabelle in Word bewährt. Dann werden später von Acrobat DC automatisch Vorschläge für Felder mit Feldnamen erstellt.

Im nachfolgenden Bild sehen Sie ein Beispiel für eine OP-Anmeldung mit einer Tabelle für die relevanten Felder.

PDF-Formular aus Word 1

Umwandlung der Word-Datei in ein PDF mit Adobe Acrobat DC

Nach dem Speichern des Worddokuments und Verlassen von Word rufen Sie Acrobat DC auf.

Rufen Sie über das Menü "Datei"->"Erstellen"->"Formular erstellen" auf (1).

PDF-Formular aus Word 2


Danach erhalten Sie die Möglichkeit, ihre zuvor erstellte Word-Datei zu importieren.

PDF-Formular aus Word 3

Klicken Sie auf Datei auswählen (1) und wählen Sie im Dateibrowser (Finder oder Explorer) die Word-Datei aus.


Danach sehen den folgenden Dialog:

PDF-Formular aus Word 4

Vor Ihrer Word-Datei wird eine kleine Vorschau erstellt (1). Klicken Sie auf "Starten" (2).


Jetzt wandelt Acrobat DC Ihre Word-Datei in ein PDF-Formular um und erstellt ggf. Vorschläge für Felder:

PDF-Formular aus Word 5

In der rechten Spalte der o.g. Tabelle finden Sie die automatisch erstellten Felder mit Feldvorschlägen (1). Jetzt müssen Sie einfach die Feldnamen mit den Platzhalternamen in der Platzhaltertabelle vergleichen und in der Regel durch den korrekten bzw. gewünschten Platzhalternamen ersetzen. Im o.g. Beispiel wird bei Patient als Feldnamen "Patient" vorgeschlagen. In der Platzhaltertabelle gibt es aber so einen Platzhalter nicht. Ein geeigneter Platzhalter für den Patientennamen (ohne Adresse, Geburtsdatum usw.) wäre z.B. der Platzhalter "Patientenname".


Wenn Sie auf ein Feld doppelklicken erscheint ein Änderungsdialog. In diesem ersetzen Sie den Feldnamen einfach durch den geeigneten Platzhalter aus der Platzhaltertabelle.

PDF-Formular aus Word 6

Die Änderungen der Feldnamen führen Sie dann für alle Felder durch. Nicht benötigte Felder können Sie einfach löschen. Zusätzliche Felder fügen Sie über das T-Symbol (3) ein.


Nachfolgend sehen Sie das fertige Beispiel mit allen geänderten Feldern (1) und einem zusätzlichen Feld (Datum) hinter "OP-Anmeldung vom".

PDF-Formular aus Word 7

Unter (2) sehen Sie eine Liste aller Felder. Hiermit lassen sich alle Feldnamen schnell mit den Platzhalternamen abgleichen.

Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf "Schließen" (4). Vergessen Sie anschließend nicht die PDF-Datei zu sichern!

Verweis auf PDF-Formular anlegen

Damit Sie das neue PDF-Formular innerhalb von ::pixelmedic benutzen können, müssen Sie die PDF-Datei zunächst auf den Server in einen Ordner kopieren, der für alle Benutzer zugänglich ist.

Rufen Sie in den Stammdaten>PDF-Formulare auf. Klicken Sie + für Neuanlage.

PDF-Formular aus Word 9

  1. Vergeben Sie ein geeignetes Kürzel
  2. Wählen Sie ggf. eine Gruppe aus. Die Liste pflegen Sie unter System>Systemkürzel>FORM_GRUPPEN
  3. Vergeben Sie eine geeignete Bezeichnung
  4. Wählen Sie durch Klick auf das Lupensymbol Ihr neues PDF-Formular auf dem Server aus. Nach Auswahl wird zur Sicherheit der Datei und der Pfad (Verzeichnis / Ordner) angezeigt. Zusätzlich wird die Anzahl der gefundenen Felder angezeigt.
  5. Klicken Sie abschließend auf "speichern"

Nun können Sie Ihr PDF-Formular direkt z.B. in der Karteikarteikarte über Aktion>Formularsatz erstellen benutzen (Reiter PDF-Formular wählen). Zusätzlich können Sie das PDF-Formular auch zu einem PDF-Formularsatz hinzufügen. Das bietet sich z.B. für behandlungsbezogene Patienteninformationen an (z.B. alle "Zettel" für eine Brustvergrößerung wie Narkoseinfos, Anfahrtsbeschreibung, Implantatinfos, BH, Verhalten vor und nach der OP usw.)

Ausgefülltes PDF-Formular

Mit einem PDF-Viewer sieht unser ausgefülltes Beispiel so aus:

PDF-Formular aus Word 8