E-Mail-Versand an mehrere Empfänger

Vorbereitung

Siehe Einführung Nachrichtenversand an mehrere Empfänger

Dialog

Nachdem Sie die Empfänger ausgewählt haben, erscheint der folgende Dialog:

Wählen Sie links unten die normalen Einstellungen für eine E-Mail: Absender, Signatur und Vorlage. Die zu versendende E-Mail können Sie wie gewohnt bearbeiten.

Falls Sie die Empfänger erneut bearbeiten möchten, klicken Sie auf "Empfänger" (1).

Klicken Sie zum normalen Senden der E-Mails auf "senden" (2). Hierbei werden die SMTP-Einstellungen aus den E-Mailkonten genommen, die beim Absender hinterlegt sind.

important

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Provider für das Senden von E-Mails ggf. Restriktionen haben, was die Anzahl der erlaubten Sendevorgänge für E-Mails pro Session, 15 Minuten oder pro Stunde anbelangt. Manche Provider lassen z.B. nur den Versand von 250 (oder weniger) E-Mails pro Stunde zu. Falls es beim Versand zu einer Fehlermeldung kommt, könnte es ggf. daran liegen. Bitte halten Sie diesbezüglich ggf. Rücksprache mit Ihrem Systembetreuer oder Ihrem E-Mail-Provider.

Versand über SendGrid

Falls Ihr E-Mail-Provider den Versand von E-Mails deutlich eingeschränkt, kann ggf. die Verwendung eines (kommerziellen) Dienstes wie SendGrid zum Versenden von E-Mails sinnvoll sein. SendGrid von TWILIO ist ein US-amerikanisches Unternehmen, welches zu den Marktführern zählt. Zusätzlich verfügt dieser Anbieter über eine gut funktionierende und gut dokumentierte API-Schnittstelle. Daher haben wir uns zunächst für die Erstellung einer Schnittstelle zu diesem Anbieter entschieden. Ein kommerzielles Interesse haben wir hierbei nicht. Provisionen o.ä. erhalten wir von SendGrid nicht.

warning

Bezüglich des Datenschutzes und der DSGVO müssen Sie sich bei SendGrid intensiv informieren. ::pixelmedics - Dagmar Schreeck-Oeser schließt jegliche Haftung, die sich z.B. aus der Verletzung der Datenschutzvorschriften und der DSGVO ergeben sollten, aus. Die Verwendung eines externen Dienstes wie SendGrid erfolgt explizit auf eigene Gefahr. Senden Sie keine sensitiven Daten als E-Mail bzw. an SendGrid, insbesondere keine medizinische Daten (z.B. Befunde, Therapie u.v.m.). Vgl. zusätzlich zu deutschen und europäischen Bestimmungen die Email Policy von SendGrid.

Bitte beachten Sie, dass wir bei der Schnittstelle zu SendGrid ausschließlich das Transactual Mail-API sowie Transactual Templates unterstützen. Die Marketing-Module (Campaigns, Contacs, Marketing Templates usw.) unterstützt die::pixelmedic-Schnittstelle nicht. Eine dauerhafte Speicherung der Patientendaten von::pixelmedic nicht vorgesehen. Wie lange die Daten bei SendGrid gespeichert werden, entnehmen Sie bitte den Geschäftsbedingungen und Policies von SendGrid.

Vorarbeiten

Falls Sie unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen und der DSGVO SendGrid trotzdem benutzen möchten, müssen Sie bei SendGrid zunächst ein ggf. kostenpflichtiges Konto erstellen und einen API-Key generieren. Wie dieses zu erfolgen hat, müssen Sie der SendGrid-Dokumentation entnehmen. Bitte beachten Sie, dass wir für Fragen zu SendGrid und insbesondere zur Einrichtung keinerlei Support anbieten können. Dieser API-Key ist in den Systemkürzeln unter "MAIL_SENDGRID_API" einzutragen.

Falls Sie SendGrid-Templates (spezielle Vorlagen) mit Makros (Feldern) benutzen möchten, müssen Sie in::pixelmedic eine Vorlage auswählen bzw. erstellen, die alle Makros enthält, die im SendGrid-Template verwendet werden sollen. Aus Datenschutzgründen werden nur die Makros an SendGrid gesendet, die auch wirklich gebraucht werden. Einen Text muss diese::pixelmedic-Vorlage nicht haben, nur die Makros sind von Interesse.

SendGridTemplates

Die Feldnamen bzw. Makros müssen bei Verwendung eines SendGrid-Templates genau so wie in::pixelmedic geschrieben werden. Zusätzlich müssen diese mindestens zwischen doppelten geschweiften Klammern "verpackt" werden (Handlebars). Zwischen den Klammern und dem Feld- bzw. Makronamen dürfen keine Leerzeichen vorhanden sein. Beispiel: {{Briefanrede}}

Makros, die als Text einen Punkt oder Sonderzeichen enthalten können, müssen zwischen drei geschweifte Klammern "verpackt" werden. Beispiel: {{{Signatur}}}

Beispieltemplate in Sendgrid (Transactional):

SendGrid-Sendedialog

Wenn Sie den API-Key eingetragen haben, erscheint, wie oben zu sehen, der SendGrid-Button (3). Wenn Sie auf diesen klicken erscheint der nachfolgende Dialog:

Zur Sicherheit sehen Sie sich noch einmal die Anzahl der Empfänger an. Darunter haben Sie die Möglichkeit ein SendGrid-Template auszuwählen. Wenn Sie kein Template auswählen, wird der normale E-Mailtext übernommen und die Makros werden normal ersetzt. Falls Sie ein SendGrid-Template ausgewählt haben, muss zuvor eine E-Mail-Vorlage mit allen Makros ausgewählt sein, die Sie verwenden möchten (vgl. Vorarbeiten).

Sie haben die Möglichkeit zunächst eine Test-E-Mail zu senden. Hierfür tragen Sie unter (2) die gewünschten E-Mail-Adresse ein und klicken auf "Test-E-Mail-Senden" (3). Innerhalb kurzer Zeit sollte dann eine Test-E-Mail zugestellt sein. Falls es eine Fehlermeldung gibt, müssen ggf. einige Einstellungen geändert werden. Achten Sie insbesondere auf das Ersetzen der Makros.

Wenn alles in Ordnung ist und Sie die E-Mails an alle festgelegten Empfänger senden möchten, bestätigen Sie zunächst den Haftungsausschluss (4) und klicken Sie dann auf "Senden" (5). Nach kurzer Zeit erhalten Sie einen Hinweis auf die Anzahl der Aufträge, die an SendGrid übermittelt wurden oder eine Fehlermeldung.