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Einführung

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Datenschutz und DSGVO#

Bitte beachten Sie die Vorschriften des Datenschutzes und der DSGVO! Es dürfen nur diejenigen Patienten kontaktiert werden, für die eine schriftliche Einverständniserklärung für die jeweilige Kontaktart (SMS, E-Mail oder Brief) und den Inhalt (z.B. nur Terminerinnerung, keine Werbe-E-Mails oder Re-Calls) vorliegt.::pixelmedics - Dagmar Schreeck-Oeser übernimmt keinerlei Haftung, die sich aus Verstößen bezüglich des Datenschutzes und / oder der DSGVO ergeben sollten.

Einführung#

In ::pixelmedic besteht die Möglichkeit Nachrichten an mehrere Empfänger zu senden.

Die folgenden Nachrichtenarten werden unterstützt:

  • Brief (Serienbrief)
  • SMS (Serien-SMS)
  • E-Mail (Serien-E-Mail)

Beispiele für Anwendungsmöglichkeiten:#

  • Terminerinnerungen z.B. einen Tag vor dem Termin senden
  • Geburtstagsglückwünsche senden
  • Versenden von Einladungen für Fortbildungsveranstaltungen
  • Re-Call
  • u.v.m.

Vorbereitung#

Vor dem Versand sind je nach Versandart einige Vorbereitungen zu treffen:

  • E-Mail-Versand:
    • Einrichtung der E-Mail-Konten für den Versand als E-Mail, siehe E-Mail-Konten
    • ggf. Einrichtung SendGrid-Konto bei Verwendung von SendGrid (Beta, DSGVO beachten) und Eintrag des API-Schlüssels in den Systemkürzeln.
  • SMS-Versand:

Auswahl der Patienten#

Bevor Sie Nachrichten an mehrere Empfänger senden können, müssen Sie die entsprechenden Patienten auswählen bzw. abfragen. In ::pixelmedic gibt es mehrere Programmteile, in denen das möglich ist:

  • Patientensuche:
    • Reiter "Suche"
    • Reiter "Terminliste"
  • Patiententabelle (Patienten)
  • Interessententabelle (Interessenten)
  • Liste in Terminverwaltung (Termine>Liste)
  • Export über Datenbankabfrage:
    • Patiententabelle
    • Interessententabelle

Beispiel Terminliste in der Patientensuche:#

Beispiel Terminliste

Der Ablauf ist für alle o.g. Programmteile außer der Datenbankabfrage über Export gleich:

  1. Sie wählen einen der o.g. Programmteile aus
  2. Sie wählen die Daten aus (z.B. den gewünschten Tag in der Terminliste) bzw. Sie führen eine Datenbankabfrage aus (z.B. Eingabe eines Suchbegriffs)
  3. Ggf. sollte die Einschränkung der Treffer unter "Anzeige je" vor der Abrage bzw. Suche auf "alle" gesetzt werden, damit auch alle Treffer in der Tabelle angezeigt werden!
  4. Sie markieren in der Ergebnistabelle die gewünschten Zeilen oder markieren alle Zeilen (z.B. über Bearbeiten>Alle auswählen, oder Command-A unter macOS bzw. Alt-A unter Windows).

Ausführen der gewünschten Aktion#

Über die Schaltfläche "Aktion" (1, Abb. oben) wird ein Untermenü geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Versandart aus (im Beispiel unten (2) Mail senden):

Ausführen der gewünschten Aktion

Anzeige der ausgewählten Patientendaten#

Danach erscheint ein Überprüfungsfenster, in dem die für die ausgewählte Versandart relevanten Patientendaten aufbereitet sind. Falls eine Zeile rot markiert ist, bedeutet dies, dass der Versand einer Nachricht mit der gewünschten Versandart nicht möglich ist, weil z.B. keine E-Mail-Adresse für den aktuellen Patienten eingetragen ist, aber eine E-Mail versendet werden soll.

Beispiel E-Mail-Empfänger überprüfen:

E-Mail-Empfänger überprüfen

In der Spalte X (2) können Sie die Markierung für die Übernahme des Patienten markieren bzw. die Markierung aufheben.

Datenschutz / DSGVO:#

In der Spalte "erlaubt" (1) wird angezeigt, ob die ausgewählte Versandart (z.B. SMS-Versand) beim aktuellen Patienten erlaubt ist (rotes "NEIN" oder grünes "JA"). Hierfür wird in den Stammdaten beim jeweiligen Patienten nachgeschaut, ob unter "Marketing">"Kontakt erlaubt" SMS angekreuzt wurde oder nicht. Gleiches gilt natürlich für den E-Mail-Versand (Mail ja/nein) und den Briefversand (Post / Brief ja/nein). Zum Nachtragen der Erlaubnis des Patienten, sofern explizit vorhanden, müsste dann der Vorgang abgebrochen werden und in den Stammdaten des Patienten über "Liste bearbeiten" nachgetragen werden.

Patientendaten ohne Erlaubnis für die die gewünschte Kontaktart sollten nicht in den Versand übernommen werden. Hierfür reicht ein Klick auf "erlaubt" (3), dann werden alle Markierungskreuze bei denjenigen Patienten entfernt, bei denen keine Erlaubnis für die aktuelle Kontaktart vorliegt.

Nach der Überprüfung der Patientenauswahl klicken Sie auf "Übernahme" (4).

Auswahl einer Vorlage, Bearbeiten des Textes und Ausgabe

Danach verzweigt ::pixelmedic in die jeweilige Erfassungsmaske für:

important

Datenschutz / DSGVO:

Bitte beachten Sie, dass aus Datenschutzgründen nur ein Teil der Makros für die Vorlagen beim Versand an mehrere Empfänger zur Verfügung steht. Insbesondere Makros für Behandlungsdaten (z.B. Anamnese, Therapie, Diagnose, Behandlung usw.), aber auch schützenswerte Patientendaten (u.a. Geburtsdatum, Beruf, Versicherungsnummer), werden beim Versand an mehrere Empfänger nicht exportiert, um Konsequenzen aus Fehlbedienungen (z.B. falsche Vorlage ausgewählt) zu reduzieren. Auch werden nur diejenigen Patientendaten über Makros exportiert, die für die aktuelle Versandart relevant sind. Alle nicht relevanten Makros werden unterdrückt (z.B. kein Export von Telefonnummern und der E-Mailadresse beim Versand als Brief oder kein Export der Anschrift beim Versand als SMS).