DATEV-Schnittstelle

Was ist die DATEV-Schnittstelle?

Als optionales (kostenpflichtiges) Modul ist in ::pixelmedic die derzeit aktuelle DATEV-Schnittstelle integriert (Version 510, Stand: 2016).

Mit Hilfe dieser Schnittstelle können Sie folgenden Daten an Ihren Steuerberater zur weiteren Verarbeitung weiterleiten:

• Rechnungsausgang
• Quittungsausgang
• Kassenbuch
• Zahlungseingänge

Vorbereitung

Folgende Informationen erfragen Sie bitte bei Ihrem Steuerbüro - siehe hierzu auch die untere Abb. Unter anderen sind die Kontonummern des Kasse-, Geldtransit-, Forderungen aus Lieferungen und Leistungenkontos anzugeben. Für einige Konten gibt es umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Varianten. Des weiteren können die Kontonummern für die Sammelkonten (untere rechte Abb.) angegeben werden. Entweder alphabetisch entsprechend der 26 Anfangsbuchstaben des Alphabetes oder für die 12 Monate des Jahres (Januar - Dezember). Darüber hinaus benötigt die DATEV-Schnittstelle einige Zusatzangaben wie Ihre Mandantennummer sowie die Steuerberaternummer.

Es wird jeweils eine Datei im Format "EXTF" als "Buchungsstapel" erzeugt. Die Kontierung kann in den Betriebsstammdaten festgelegt werden. Für Rechnungen und Quittungen erfolgt eine Debitoren-Soll-Stellung. Die debitorische Verbuchung kann auf ein Sammelkonto oder auf einen Sammelkontokreis erfolgen: wahlweise 26 Konten für den Anfangsbuchstaben des Patientennachnamens oder 12 Konten für den Monat der Rechnungserstellung. Die Einzelverbuchung auf jeweils ein Debitorenkonto je Patient wird nicht unterstützt.

Für das Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben verbucht. Für Kostenstellen können in den Stammdaten der Kostenstellen abweichende DATEV-Nummerierungen gespeichert werden. Hierbei wird beim Export die interne Nummer durch die abweichende Nummer der jeweiligen Kostenstelle ersetzt.

Als neue Möglichkeit unterstützt ::pixelmedic das mit dem Dateiformat Version 510 eingeführte "Leistungsdatum". Hierbei überträgt ::pixelmedic zusätzlich zum Rechnungsdatum das letzte Behandlungsdatum = Leistungsdatum einer Rechnung.

Pflege

Rufen Sie in den Betriebsstammdaten den Reiter "FiBu" auf. Dann sehen Sie die folgenden Einstellungsmöglichkeiten. Für den erfolgreichen Einsatz der DATEV-Schnittstelle sind alle Felder unter "Kontierung", "DATEV-Schnittstelle" sowie die Einstellungen für die Sammelkonten (Abb. rechts) - mit Hilfe Ihres Steuerbüros - korrekt auszufüllen.

note

Zum Jahreswechsel müssen Sie unbedingt das Feld "Wirtschaftsjahresbeginn" an das aktuelle Jahr anpassen (für 2022 z.B. 20220101).

Aufruf DATEV-Export über Drucklisten

Die Möglichkeit die Daten in das DATEV-Format zu exportieren, finden Sie bei den entsprechenden Drucklisten:

Beispiel für Rechnungen

Aufruf über Belege→Rechnungen, dann Klick auf das Druckersymbol. Wählen Sie dann "Rechnungsausgänge drucken / exportieren" für den DATEV-Export für Rechnungen aus. Falls Sie eine Quittungsausgangsliste drucken möchten, gehen Sie analog vor.

Danach kommt der folgende Dialog, in dem Sie unbedingt den Betrieb und den Zeitraum korrekt auswählen müssen. Die Einstellungen "Status", "Umsatzsteuer" und "Druckoptionen" werden beim DATEV-Export ignoriert. Es werden immer alle Belege des gewünschten Zeitraums exportiert.

Klicken Sie auf den Button "DATEV" links unten (siehe Pfeil). Danach werden Sie nach dem Dateinamen bzw. nach dem Speicherort gefragt:

warning

Bitte verändern Sie den vorgeschlagenen Dateinamen nicht ab. Sonst wird die Datei ggf. beim Steuerberater nicht korrekt erkannt und ein Import wird abgelehnt.

Der vorgeschlagene Dateiname setzt sich wie folgt zusammen:

• EXTF_ (wichtiges DATEV-Kennzeichen)
• RG (RG=Rechnungen, QU=Quittungen, interner Vermerk)
• 20220601 (Belege von Datum bis Datum im Format Jahr, Monat, Tag, intern)
• .CSV (Dateiendung CSV, wichtiges DATEV-Kennzeichen)

Nach dem Export müssen Sie die Datei(en) noch zum Steuerberater senden oder bringen. Weitere Arbeiten sind nicht notwendig.